Reprendre le contrôle sur vos opérations en France

 Avant que les problèmes de compliance et les fuites de cash ne vous coûtent cher

Le Contexte

Un groupe biotech US–France pilotait sa filiale française avec un processus Purchase-to-Pay 100% papier depuis des années.Un ETP entier était dédié à faire tourner le système : bons de commande, factures, scans, validations par email avec le siège US.

En apparence, “ça fonctionnait”.En réalité, le groupe était exposé à :

• absence de vision temps réel sur les dépenses France,

• erreurs, doublons et risque de fraude,

• reporting lent (J+10) et décisions retardées.

Sans changement, ce setup aurait continué à exposer le groupe à des erreurs financières, des failles de conformité et des décisions prises trop tard, dans un environnement français complexe.

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Le vrai problème (pas un sujet d’outil)

Ce n’était pas un problème de logiciel.C’était un problème de risque et de contrôle dans un pays que le siège maîtrisait mal.

Expositions clés :

• Risque financier : erreurs multi-entités / multi-devises, difficiles à détecter et corriger.

• Risque réglementaire : archivage, piste d’audit, documentation française pas totalement sécurisés.

• Risque opérationnel : au moindre dysfonctionnement, commandes et paiements pouvaient être bloqués.

Ce que le CEO/CFO voulait réellement :

“Savoir exactement ce qui se passe en France, en temps réel – sans construire une usine à gaz locale.”

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Ce que nous avons fait (niveau CFO, pas IT)

Notre rôle : restructurer et sécuriser le processus P2P France de bout en bout, puis utiliser la digitalisation comme levier – pas comme fin en soi.

Concrètement, cela a impliqué :

• Repenser le P2P autour du risque, des validations et du contrôle budgétaire, pas autour des “features”.

• Intégrer une Delegation of Authority claire, avec droits d’accès alignés sur la politique groupe.

• Faire cohabiter comptabilité française et US GAAP pour que le siège puisse vraiment faire confiance aux chiffres.

• Intégrer dès le départ la conformité française (archivage, piste d’audit, paiements SEPA) dans le process.

Entre le diagnostic initial et le go-live, la mise en place du nouveau processus a été réalisée en trois mois.

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Ce que le CEO a obtenu

Résultats mesurables :

•  1 ETP libéré, remplacé par environ 0,5 jour de supervision par semaine.

•  Délai de reporting passé de J+10 à J+5, avec un pilotage groupe plus réactif.

•  Audit interne US clean, sans constat majeur sur la France.

•  Conformité sécurisée avec les exigences françaises (archivage, piste d’audit, contrôles internes).

• Automatisation des paiements SEPA, fin des saisies manuelles en banque et des erreurs associées.

Impact stratégique :

• Le siège dispose désormais d’une visibilité temps réel sur les dépenses en France.

• Une procédure unique s’applique dans tout le groupe, France comprise.

• La filiale française est passée du statut de “boîte noire risquée” à celui d’opération transparente et maîtrisée.

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Pourquoi c’est important pour vous

Si vous pilotez une entité française depuis l’étranger, votre principal risque n’est souvent pas ce que vous voyez, mais ce que vous ne voyez pas venir :

• non-conformité silencieuse,

• fuites de cash discrètes,

• mauvaises surprises lors d’un audit ou d’une due diligence.

Notre métier n’est pas de “digitaliser vos factures. Notre métier est de corriger ce que les entreprises étrangères ne voient pas venir en France et de transformer votre filiale française d’un point de fragilité en actif contrôlé.